Để tạo email tên miền riêng với Yandex đã có nhiều bài viết trên mạng giới thiệu, tuy nhiên tất cả hướng dẫn đều thiếu bước cài đặt bảo mật rất quan trọng như SPF, DKIM, DMARC cho tên miền, tránh bị vào spam.
Do được rất nhiều người hỏi, nên mình quyết định sẽ viết một bài riêng theo trải nghiệm thực tế sử dụng, hướng dẫn bạn các bước đầy đủ để tạo email với tên miền riêng hoàn toàn miễn phí tại Yandex.
Dịch vụ tạo email với tên miền riêng giúp bạn tạo một địa chỉ email theo tên miền, ví dụ [email protected] thay vì địa chỉ chung @gmail.com, @live.com như thông thường. Điều này đem lại sự chuyên nghiệp, tin tưởng và có ấn tượng cao hơn.
Bạn bắt buộc phải có tên miền mới dùng được dịch vụ này của Yandex.
Yandex là công cụ tìm kiếm phổ biến nhất ở Nga, Google còn phải đứng sau Yandex. Nói cách khác, ở Nga Google không có số bởi Yandex hoàn toàn miễn phí. Các dịch vụ của 2 công ty này cũng tương tự như nhau vậy, Mail for Domain của Yandex hoạt động giống như như Google Suit của Google, khác mỗi cái được dùng Free, giới hạn 1.000 mailbox add vào và không giới hạn dung lượng lưu trữ email. Yandex còn cung cấp cho mỗi user 10GB lưu trữ đám mây (Google Drive là 15GB).
Bản thân mình trong quá trình sử dụng thực tế thấy mail của Yandex khá ổn định, cảm giác ngon hơn so với Zoho. Do đó khi người thân, bạn bè có hỏi mình đều hướng dẫn sử dụng Yandex chứ không khuyến khích dùng Zoho bao giờ. Cái nào ngon, bổ, rẻ thì mình làm thôi.
Nếu bạn mong muốn sử dụng Zoho, hãy tham khảo bài hướng dẫn tạo email tên miền riêng với Zoho Mail.
Nhiều người cũng hỏi mình về việc tự cài đặt Mail Server trên VPS, mình có bài hướng dẫn ở Học VPS rồi đó nhưng không khuyến khích các bạn làm theo. Bởi VPS/Server thường không ổn định, có vấn đề gì đó liên quan đến hệ thống, hoặc khi muốn cài đặt lại Server thì thao tác sao lưu, đảm bảo an toàn dữ liệu email rất khó.
Chốt lại, nếu muốn dùng email với tên miền riêng, các bạn hãy sử dụng các dịch vụ ngoài như Yandex, Zoho, Google Apps hoặc MXroute. Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cài đặt tên miền hoạt động với dịch vụ Mail for Domain của Yandex.
1. Đăng ký tài khoản Yandex
Việc đầu tiên mình làm đó là tải về trình duyệt web của Yandex. Tất cả các thông tin liên quan tới nó mình sẽ sử dụng trình duyệt này cho tiện. Nó cũng giống như cài Gmail trên trình duyệt Chrome ấy. Đương nhiên, nếu bạn không thích, bạn vẫn có thể sử dụng trình duyệt sẵn có của bạn. Nhưng mình vẫn khuyến khích các bạn sử dụng Brower của Yandex để thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng. Điều đặc biệt là Yandex Brower còn hỗ trợ đồng bộ dữ liệu từ Google. Bạn sẽ được thừa hưởng toàn bộ dữ liệu đã lưu trong Chrome chỉ với vài Click chuột.
Có trình duyệt web của Yandex rồi, bạn hãy đăng ký một tài khoản Yandex tại đây, điền thông tin đầy đủ như yêu cầu như bên dưới.
Riêng phần Mobile phone number, bạn nhập vào số di động theo định dạng gồm cả mã quốc gia +84, số điện thoại bỏ số 0 ở đầu đi, ví dụ +84767899927. Sau đó nhấn Send code.
| Trong trường hợp chờ mãi không nhận được mã, bạn hãy đổi qua số nhà mạng khác, hoặc nhấn I don’t have a telephone phone number để thiết lập câu hỏi – trả lời bí mật thay thế. Lưu ý, hiện tại đầu mạng Viettel chặn tin nhắn từ Yandex nên bạn sẽ không thể sử dụng số điện thoại của Viettel để đăng ký tài khoản. Bạn nên chuẩn bị một sim Vinaphone hoặc Mobifone để nhận mã xác nhận nhé. |
Trong trường hợp bạn loay hoay mãi mà chưa có code thì bạn nên lựa chọn câu hỏi bảo mật để thay thế. Dưới đây mình hướng dẫn bạn sử dụng câu hỏi bảo mật thay cho nhận code qua điện thoại. Tuy nhiên, mình vẫn khuyên bạn sử dụng số điện thoại để xác minh nếu tài khoản của bạn bị khóa. Bởi khi sử dụng câu hỏi bảo mật bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi khôi phục tài khoản của bạn sau này.
Cuối cùng nhấn nút Register màu vàng và Accept để đồng ý với các quy định của Yandex.
Các bạn nên ghi lại tất cả các thông tin khi đăng ký Yandex mail để dự phòng trường hợp xác minh sau này. Các thông tin cần lưu trữ như câu hỏi bảo mật, câu trả lời cho câu hỏi bảo mật, họ tên, ngày tháng năm sinh, ngày đăng ký email, …
Ngay lập tức bạn được chuyển đến trang thông tin cá nhân như bên dưới, hãy update lại thông tin nếu cần.
2. Thêm domain vào tài khoản Yandex
Để thêm domain vào tài khoản Yandex, bạn truy cập vào trang Mail for Domain của Yandex, trong ô Enter a domain name for your mailbox bạn hãy nhập tên miền muốn thêm vào hệ thống rồi nhấn nút Connect domain.
Sau khi connect tên miền với Yandex mail, bạn sẽ nhận được thông báo Domain verification failed do tên miền của bạn chưa được cấu hình DNS. Bạn cần cấu hình tên miền để sử dụng được dịch vụ mail của Yandex.
2.1. Xác minh domain của bạn
Bạn có thể đổi DNS về cặp DNS của Yandex, tuy nhiên, mình không khuyến khích bạn thực hiện điều này. Thay vào đó, bạn có thể xác minh tên miền của bạn thông qua 1 trong ba cách mà Yandex cung cấp cho bạn.
Cách 1: Bạn cần tải lên Hosting của bạn 1 file định dạng html với nội dung là ID tên miền của bạn. Như bên trong hình ảnh mình làm với tên miền amekong.info thì mình cần tạo 1 file định dạng html có tên là ec986f9232cd.html và nội dung bên trong file đó có nội dung như sau: d3c55accbf5b
Cách 2: Tạo 1 subdomain có tên yamail-ec986f9232cd loại CNAME và trỏ về mail.yandex.com.
Cách 3: Cách này khá phức tạp và mình không khuyến khích sử dụng phương thức này.
Sau khi bạn thực hiện 1 trong 3 cách trên, hãy nhấn vào nút Verify domain ownership để xác nhận.
Lưu ý:
- Record cần một thời gian tối đa 24h để cập nhật hoàn tất.
- Có thể bạn phải thêm dấu chấm vào giá trị record thì mới lưu lại được, cụ thể mail.yandex.com.
2.2. Cài đặt MX records
Bạn cần thêm Records vào tên miền của bạn với nội dung sau:
- Subdomain name — @
- Type of record — MX
- Data — mx.yandex.net.
- Priority — 10
Bước này rất quan trọng, nếu cấu hình sai sẽ không nhận được mail!
Để nhận được email gửi đến, bạn phải cấu hình record MX. Trong trang quản lý DNS, bạn hãy xóa hết record MX hiện tại rồi tạo một record MX khác với Name là @ (nếu không add được record @ bạn hãy nhập domain.com), trỏ đến Server mx.yandex.net với Priority là 10.
Sau khi xong, nhấn nút Verify MX records để xác nhận.
Lưu ý: có thể record bạn tạo cần một thời gian để cập nhật. Kiểm tra trên MxToolBox, kết quả đúng 2 record như này là thành công nha:
Nếu không có vấn đề gì xảy ra, trong trang Yandex bạn sẽ nhận được dòng chữ màu xanh báo Domain connected
2.3. Tạo link đăng nhập dễ nhớ
Vẫn trong trang cấu hình DNS, bạn hãy tạo một record CNAME tên là mail, trỏ đến domain.mail.yandex.net
Từ lần sau bạn có thể sử dụng đường dẫn http://mail.domain.com để đăng nhập webmail.
Lưu ý: bắt buộc tên record CNAME phải là mail, không dùng cái khác được nhé.
2.4. Cấu hình SPF, DKIM
Nếu muốn email gửi đi không bị chuyển vào Spam, bạn cần cấu hình SPF và DKIM cho tên miền.
Trong trang quản lý Mail for Domain, hãy click vào link DNS editor.
Sau khi Click vào DNS editor, Yandex sẽ xuất hiện một bảng thông tin bao gồm tất cả các Records bạn cần thêm hoặc chỉnh sửa trong cấu hình DNS của tên miền. Trong đó có cả thông tin về SPF và DKIM.
Cấu hình DNS hoàn chỉnh của bước II với tên miền trỏ về CloudFlare sẽ trông tương tự như sau:
2.5. Cấu hình DMARC
Riêng với DMARC thì Yandex không cung cấp sẵn có cho bạn. Do đó, bạn sẽ phải tự cấu hình trên domain của bạn. Nếu bạn không phải là người am hiểu về DMARC thì sự thật rất khó khăn khi hiểu rõ về nó. Dưới đây mình sẽ tạo sẵn cho bạn bản ghi DMARC, bạn chỉ cần add chúng vào DNS của bạn là có thể sử dụng ngay.
Hiện tại, vào thời điểm mình viết bài này thì chưa ai có hướng dẫn chi tiết về cấu hình DMARC cho Yandex mail cả. Hi vọng với những kiến thức của mình sẽ giúp ích cho các bạn.
Hướng dẫn cấu hình DMARC Record
Khi cấu hình DMARC cho tên miền, bạn phải thực hiện xong cấu hình SPF và DKIM trước. Nói cách khác thì DMARC chỉ hoạt động khi có đầy đủ những thành phần khác.
Để cấu hình DMARC cho hệ thống, bạn truy cập vào trang quản trị DNS và thêm vào 1 TXT records với thông tin cụ thể như sau:
- Loại records: TXT
- Host/Name: _dmarc
- Value/Destination: v=DMARC1; p=reject; rua=mailto:[email protected] (có thể thay thế bằng tài khoản email bất kỳ của bạn để nhận thông báo)
Trên đây là bản ghi DMARC mình sử dụng trên Gsuit của Google, mình đã test thử trên Yandex và nhận được kết quả rất tốt.
Ngoài ra, người dùng nên duyệt email trên giao diện web của Yandex (tương tự gmail.com), hoặc ứng dụng Yandex mail để các bản ghi nâng cấp bảo mật SPF, DKIM, DMARC hoạt động hiệu quả, kết hợp với các tính năng cảnh báo email, report spam, report phishing email giúp tài khoản luôn được an toàn và tránh các rủi ro liên quan đến bảo mật thông tin trong doanh nghiệp.
Vậy là bạn đã hoàn thành xong toàn bộ bước cấu hình cho tên miền rồi đó. Bây giờ tên miền của bạn đã sẵn sàng để tạo và gửi email.
3. Tạo tài khoản email tên miền
Để tạo thêm tài khoản email tên miền riêng, trong trang Mail for Domain phần New mailbox bạn hãy nhập địa chỉ email muốn tạo rồi nhấn nút Add.
Từ account thứ 2 trở đi, bạn hãy nhấn link Add mailbox để nhập thêm. Giới hạn 1.000 mailbox. Mỗi email có dung lượng lưu trữ không giới hạn nhé các bạn. Với tài khoản Gmail miễn phí dung lượng lưu trữ cũng chỉ 15GB mà thôi. Bạn đã thấy sự bá đạo của Yandex Mail chưa 🙂
Vậy là xong rồi đó, giờ bạn thử gửi email mà xem. Vào inbox là cái chắc. Tuy nhiên, các bạn cần lưu ý sau khi khởi tạo email, bạn nên gửi email một cách bình thường, đừng SPAM hàng loạt nhé. Với email mới, bạn cần có thời gian để tạo độ uy tín, đặc biệt đối với email theo tên miền kiểu như thế này.
4. Thủ thuật dùng mail Yandex
4.1. Tạo địa chỉ email mặc định
Yandex có một chức năng rất hay, đó là địa chỉ email mặc định. Toàn bộ email gửi đến những hòm mail không tồn tại (ví dụ [email protected], [email protected]). Đôi khi, chỉ một sai lầm nhỏ, khách hàng của bạn gửi tới 1 email lỗi thì tất cả sẽ được tự động chuyển đến email này.
Để cấu hình địa chỉ mặc định này, bạn hãy nhấn vào link Configure domain.
Ở phần Default address, chọn địa chỉ mong muốn rồi nhấn nút Select là xong. Trên đây mình chọn email [email protected] các bạn có thể thoải mái lựa chọn một email nào đó trong hệ thống của bạn. Thật đơn giản phải không các bạn.
4.2. Sử dụng phần mềm quản lý mail
Nếu bạn muốn kiểm tra email trên mobile, hãy cài ứng dụng Yandex Mail.
- Yandex.Mail Android
- Yandex.Mail iOS
Với những ứng dụng quản lý mail khác như Outlook, Thunderbird, Apple Mail… bạn hãy tham khảo hướng dẫn này để biết thông số cấu hình IMAP, POP3. Tuy nhiên, vơi bất kỳ email nào cài đặt kiểu này đều có độ trễ nhất định và ảnh hưởng bởi phần mềm quản lý email. Do đó, mình khuyến khích các bạn sử dụng App do chính Yandex cung cấp cho các bạn sử dụng. Sau một thời gian sử dụng, mình đánh giá ứng dụng email trên nền tảng di động của Yandex không thua kém gì so với các ứng dụng khác như Gmail, Yahoo mail, …
4.3. Dùng Yandex SMTP để gửi mail với WordPress
Để có thể gửi mail notification, mail thông báo đơn hàng với WordPress sử dụng Yandex SMTP, bạn hãy cài đặt plugin WP Mail SMTP rồi cấu hình như sau:
SMTP Options sử dụng thông qua giao thức SSL như hướng dẫn của Yandex. Bạn nên Test Email trước để đảm bảo Email của bạn đã được cấu hình đúng. Trong trường hợp bạn Test không thành công, bạn cần xem lại thông tin nhập có chính xác hay không. Các thông tin như email, password, port, … Nếu tất cả thông tin đều chính xác mà vẫn không gửi được email thì bạn có thể chuyển sang sử dụng giao thức TLS với port 587 như cấu hình này thử coi:
Send Test Email báo bool(true) là thành công và bạn có thể sử dụng ngay.
| Lưu ý: – Trước khi dùng được SMTP bạn cần login vào hòm mail để kích hoạt tài khoản.– Giới hạn gửi mail của Yandex là 3.000 mail/ngày. Mỗi lần gửi chỉ được tối đa 35 người nhận (qua SMTP Server hoặc Mail Client) hoặc 50 người nhận (dùng giao diện web). Xem thông tin chi tiết tại đây, phần The daily limit on how many emails you can send was reached.– Tốc độ gửi mail dùng server của Yandex khá chậm, bạn nên sử dụng SparkPost, Pepipost hoặc Mailgun. Xem thêm bài đánh giá tốc độ. |
Nếu gửi email marketing, bạn hãy tham khảo MailChimp, GetResponse hoặc Sendy.
4.4. Tự động Forward mail sang địa chỉ khác
Để forward mail Yandex sang địa chỉ mail khác (ví dụ Gmail), bạn hãy login vào mail, nhấn biểu tượng răng cưa All Settings, chọn Message filtering.
Tiếp theo hãy nhấn nút Create filter và tạo filter với điều kiện email gửi tới địa chỉ của bạn (To or Cc matches) thì sẽ forward sang địa chỉ khác.
Hình ảnh cấu hình giống như sau:
4.5. Hiển thị Avatar khi gửi đến Gmail
Email của Yandex khi gửi đến Gmail không hiển thị Avatar, mà là biểu tượng mặc định màu xám. Nguyên do bởi đây là 2 hệ thống hoàn toàn khác nhau và thực sự thì “không ưa nhau cho lắm”.
Để tăng tính chuyên nghiệp, các bạn nên bổ sung hình ảnh avatar cho hòm mail. Khi gửi email sẽ trông như bên dưới:
Đầu tiên, bạn cần đăng ký Google Account tại đây, click I prefer to use my current email address rồi nhập địa chỉ email Yandex vừa tạo. Thực tế ở bước này chúng ta cần tạo một tài khoản Google+ sử dụng Email Yandex.
Sau khi đăng ký xong, trong trang https://plus.google.com, bạn hãy click nút Join Google+ để tạo profile Google+, sau đó upload avatar lên.
Vậy là xong, từ giờ mỗi email gửi đến Gmail sẽ luôn luôn hiển thị avatar của bạn.
4.6. Hiển thị tên khi gửi mail thay cho địa chỉ email
Nếu bạn không cấu hình, khi gửi mail đi thay vì hiển thị tên, người nhận mail sẽ thấy địa chỉ email của bạn, trông không được chuyên nghiệp.
Bạn chỉ cần click vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải, chọn Personal data, signature, picture rồi nhập tên bạn muốn hiển thị trong ô Your name là xong. Ngoài ra, ở mục này bạn cũng có thể cài đặt chữ ký và các thông tin cá nhân khác. Lưu ý, bạn chỉ nên để dạng chữ ký thuần và không có hình ảnh nhé. Để chèn hình ảnh vào chữ ký, bạn cần nuôi tài khoản Email một thời gian và không nằm trong Blacklist. Với dạng Email này, bạn tuyệt đối không nên SPAM.
5. Một số vấn đề thường gặp
– Không nhận được mã xác nhận điện thoại hoặc báo tài khoản bị hack, xử lý liên hệ qua email.
– Email vào SPAM hoặc quảng cáo, cài đặt ngay SPF, DKIM, DMARC, xem lại nội dung email
– Quên mất tài khoản, cần liên hệ support.
6. Tổng kết
Dịch vụ mail theo tên miền riêng của Yandex là một dịch vụ tuy miễn phí nhưng chất lượng rất tốt, nên dùng. Hiện tại, hệ thống của mình đều đang sử dụng Email theo tên miền của Yandex và chưa thấy bất cập gì.
Nếu cần hỗ trợ gì thêm trong quá trình sử dụng Mail Yandex, các bạn cứ để lại comment bên dưới nhé. Mình sẽ support. Không thì cứ gọi thẳng cho mình. Mình sẽ tranh thủ hỗ trợ bạn lúc rảnh.
Chúc bạn thành công.